Российское здравоохранение отличается достаточно высоким уровнем цифровизации. Пациенты уже привыкли взаимодействовать с клиникой в цифровом формате и ожидают от нее полного набора сервисов: онлайн-записи на прием, получения результатов исследований в электронном виде, личного кабинета и других. Всё должно быть быстро, просто, понятно, удобно и желательно в единой цифровой среде. Электронный документооборот (ЭДО) становится неотъемлемой составляющей современной клиники, будь то крупная сеть медицинских центров или частный стоматологический кабинет.
Что говорит закон
Медицинским организациям и ранее не запрещалось вести документооборот в электронном виде, соблюдая действующее законодательство, однако формализовал эти правоотношения с февраля 2021 года приказ Минздрава России №947н: «Об утверждении порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья…».
Клиника издает внутренний нормативный акт (Приказ), где фиксирует, какие медицинские документы переводит в электронный вид, где эти документы хранятся, кто из персонала имеет к ним доступ и в каком объеме. Дублировать эти документы на бумаге не нужно, оригиналом считается электронный документ, заверенный электронной подписью. При этом чтобы конфиденциальная информация о пациентах при подписании, передаче и хранении документов оставалась в безопасности, ЭДО в медицинской организации должен вестись по строгим правилам.
Со стороны клиники. Чтобы обмениваться с пациентом документами в электронном виде, медицинской организации сначала необходимо заключить с ним соглашение об ЭДО (требования федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Важно учесть, что не каждый электронный документ, предназначенный для передачи пациенту, должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) врача, который его составил. Об этом говорит закон №323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации». УКЭП со стороны клиники должно быть подписано только ИДС (информированное добровольное согласие на медицинское вмешательство), а со стороны пациента достаточно ПЭП (простой электронной подписи) с некоторыми особенностями, о которых я расскажу ниже. Также пациенту необходимо подписать согласие на обработку персональных данных.
Со стороны пациентов. ФЗ-63 «Об электронной подписи» позволяет пациентам использовать простую электронную подпись (ПЭП). На практике это реализуется несколькими способами: подписание ПЭП может быть доступно в личном кабинете, в мессенджере, через ввод кода из SMS. Так гражданин может подписать договор, план лечения, акты, бухгалтерские документы, соглашение на обработку персональных данных. Исключение — информированное добровольное согласие (ИДС), которое должно быть обязательно подписано ПЭП с аутентификацией в ЕСИА (это требование прописано в ст. 20 Федерального закона №323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»). При этом важно понимать, что авторизация через ЕСИА (через «Госуслуги») сама по себе не является простой электронной подписью. Авторизация подтверждает факт идентификации личности гражданина, подписывающего документ.
Важно отметить, что электронное взаимодействие врачей и пациентов регулируют и другие нормативно-правовые акты (Гражданский кодекс Российской Федерации, Постановление Правительства РФ №736 от 11 мая 2023 г.). Все это делает его полностью легитимным.
На что обратить внимание клинике
Помимо юридических тонкостей при переходе на ЭДО медицинской организации важно учесть и нюансы, касающиеся безопасности. Для обмена персональными данными должны использоваться защищенные каналы связи, построенные на основе сертифицированных систем (например, VipNet). Такой подход обеспечивает конфиденциальность, сохранность и целостность информации там, где это необходимо. Пациенту при этом ничего дополнительно устанавливать не нужно.
Также важно, чтобы после подписания документы были доступны и пациенту, и медицинской организации. Поэтому необходимо хранить подписанные документы согласно срокам, требуемым законодательством. К примеру, ИДС в электронном виде хранится не менее 50 лет. Хранение должно осуществляться весь период на сертифицированных серверах, соответствующих требованиям ФСТЭК в части работы с персональными данными.
ЭДО для пациента: все документы под рукой
Собираясь к врачу, пациент сегодня скорее забудет паспорт, чем смартфон. Это означает, что большинство граждан России уже и психологически, и технически готовы к электронному формату взаимодействия с медицинским учреждением. И эта готовность усиливается, если в клинике пациента сопровождают дружелюбный администратор, понятная инструкция по электронному подписанию, а также простой интерфейс самого цифрового сервиса.
Вот лишь один типовой пример взаимодействия клиники с пациентом при его оформлении на ресепшн. Администратор уточняет у пациента удобный способ подписания документов (через SMS, личный кабинет, мессенджер), после чего формирует пакет документов и отправляет ссылку на них в указанный канал. Пациент знакомится с документами, предоставляет согласие на обработку персональных данных, нажимает кнопку «Подписать» и подписывает пакет простой электронной подписью (если в пакете есть ИДС, то требуется авторизация через «Госуслуги», чтобы подписать документ ПЭП ЕСИА). Пациент может просмотреть и скачать подписанные документы в веб-интерфейс, администратор клиники — в МИС.
Для пациента тут всё предельно просто. Не нужно устанавливать на мобильное устройство какие-то дополнительные программы, тратить лишнее время в регистратуре и нести домой пакет бумажных документов. Вся документация, подтверждающая взаимоотношения между ним и клиникой, в электронном виде всегда под рукой — ничего не потеряется и не испортится (порвется, зальется кофе и т.д. ).
ЭДО для клиники: сокращение операционных и финансовых издержек
Организовать у себя ЭДО с пациентами клиника может по-разному. Выбор инструмента будет зависеть и от уровня автоматизации процессов, и от возможностей внедренной в компании медицинской информационной системы. Но в любом случае лучше сразу обратить внимание на платформенное решение.
Комплексная цифровая платформа будет выгоднее, чем точечные решения. Она позволяет автоматизировать сразу множество процессов: выгрузку данных в ЕГИСЗ, взаимодействие с пациентами и партнерами в электронном виде в части обмена документами, хранение историй болезни, организацию телемедицинских услуг, работу с электронными рецептами, обогащение сведений о пациентах и т. д. Новые сервисы можно подключать постепенно, по мере появления необходимости, не беспокоясь об интеграции разных продуктов между собой.
Интеграционная платформа повышает надежность и эффективность работы клиники с точки зрения цифрового развития, помогает обеспечить высокий уровень сервиса при взаимодействии с пациентами, оптимизировать работу с документами и архивами и, как результат, снизить операционные издержки.
По нашей статистике, коммерческая клиника, обслуживающая 300 клиентов в сутки (109 500 в год, если работать без выходных), ежегодно тратит только на бумагу для принтера около 6 млн руб. Подписание одного пакета документов в сервисе ЭДО на комплексной платформе при подписании через приложение обойдется ей в 2,5 рубля, то есть платеж за 109 500 подписаний в год составит всего 273 750 рублей. Сокращение издержек — более чем в 20 раз.
Инвестируя в цифровизацию, клиника получает в итоге не только реальную экономическую выгоду, но и лояльность клиентов, а также сотрудников, которым предлагаются современные и удобные инструменты для работы.
Нюансы выбора и внедрения сервиса ЭДО для клиники: инструкции и рекомендации
При выборе сервиса для подписания документов в электронном виде важно знать ряд технических, законодательных и организационных правил. Ниже краткие рекомендации по каждому направлению.
Функциональные возможности сервиса:
- Проверка электронного документа на целостность и самого факта подписи документа (требование закона №63-ФЗ от 06.04.2011 г.). Сервис должен давать возможность любому участнику процесса подписания проверить, не был ли подписанный документ изменен, действующая ли подпись применялась.
- Для подписания ИДС сервис должен обеспечивать онлайн-аутентификацию гражданина в ЕСИА, иначе ИДС будет подписано нелегитимно.
- Удобно, когда сервис дает возможность подписать документы пакетом, а не подписывать каждый документ отдельно. Это значительно экономит время.
- В самом электронном документе после подписания должна быть обеспечена визуализация подписи пациента и УКЭП медицинской организации.
- Лучше, когда сервис представлен несколькими решениями: наличие интеграции с информационной системой медицинской организации и без интеграции (для быстрого запуска).
- Важна вариативность каналов подписания для удобства пациента, в том числе возможность подписания документов через мессенджер Max.
- Сервис должен позволять клинике оформлять и подписывать документы на собственных бланках и по собственным шаблонам.
- Интерфейс сервиса должен быть удобен как для пациента, так и для медработника, в частности обеспечивать оперативный доступ к статистике подписаний, управлению счетом и тарифами медицинской организации.
Еще одним немаловажным аспектом я бы назвал возможность использования так называемого White Label решения там, где это возможно с юридической и технической стороны. Когда все взаимодействие с пациентом происходит от лица компании, в корпоративном стиле клиники в приложении или чат-боте, а не во внешних системах. Таким способом медицинская организация может максимально сфокусировать пациента на своем бренде.
Требования к безопасности:
- наличие сертификатов безопасности, аттестации ФСТЭК и ФСБ;
- обмен данными только в защищенном контуре по защищенным каналам связи;
- наличие у разработчика сервиса статуса иной информационной системы (важно для поддержания необходимого уровня безопасности и работы с персональными данными, а также доступа к аутентификации ЕСИА).
В идеале, нужно, чтобы разработчик сервиса был провайдером дополнительных цифровых сервисов — универсальным поставщиком, закрывающим все потребности клиники с необходимым уровнем защиты данных.
После того как клиника выбрала провайдера, внедрение цифрового решения, как правило, происходит в несколько шагов:
- консультация с партнером-разработчиком сервиса;
- интеграция с медицинской информационной системой (если не выбрано решение без интеграции);
- составление и издание внутреннего приказа об ЭДО в медицинской организации;
- подготовка шаблонов документов для подписания с пациентами;
- обучение сотрудников работе в сервисе и особенностям подписания документов с пациентами (подготовка инструкций, промо-материалов для пациентов).
Сегодня электронное подписание документов становится новой реальностью российской медицины. ЭДО делает процесс взаимодействия пациентов с лечебным учреждением более удобным и быстрым для пациентов, более комфортным для работы медицинского персонала, помогает клиникам существенно сократить издержки.
При выборе надежного разработчика и поставщика цифровых решений использование такого сервиса легитимно и строго регламентировано законом: права пациентов защищены, данные хранятся надежно, а документы, созданные в электронном виде, имеют полную юридическую силу.
