Профессиональное хранение документов

Профессиональное хранение документов

1
0

сертификат лицензияВ процессе деятельности любой компании образуется большое число документов, которые по закону нужно бережно хранить и содержать в полном порядке. Неизбежно перед всеми бизнесменами встает вопрос: где хранить архив? Одни выбирают размещение папок с бумагами в самом офисе, другие предпочитают внеофисное хранение. И по многим показателям второе решение считается самым оптимальным. Рассмотрим особенности и преимущества внеофисного хранения документов.

Что такое внеофисное хранение?

Как понятно из названия, внеофисным считается такой тип хранения архива, когда документы размещаются не в самом офисе, а в других, специально оборудованных для этого помещениях. Разумеется, профессиональное хранение предполагает не только физический перенос бумаг из одной точки в другую, но и соответствующую обработку.

Подобные услуги предлагают многие компании, которые занимаются архивной работой. Чаще всего для размещения строится или оборудуется специальное здание, где создают идеальные условия для бумаг. Подробнее об этой услуге можно прочитать по этой ссылке: http://pga-spb.ru/hranenie_dokumentov.

Преимущества внеофисного хранения документов

Решение вывести свой архив из собственного помещения обычно бывает продиктовано определенными преимуществами:

  • абсолютная надежность хранения — архивохранилища оборудованы пожарной и охранной сигнализацией, а также средствами тушения огня, которые не портят бумагу, поэтому ваши документы оказываются защищены от двух самых опасных врагов — пожара и злоумышленников;
  • климатические условия тоже идеально подходят для размещения бумажных носителей информации — в помещении есть система климат-контроля, которая с помощью особых датчиков поддерживает нужный температурно-влажностный режим и уровень освещения;
  • экономия места — в вашем офисе не нужно будет выделять специальное помещение для размещения бумаг;
  • профессиональная обработка дел — перед тем, как документы поступают на внеофисное хранение, они обязательно проходят процедуру архивной обработки, соответственно и в дальнейшем находятся в идеальном порядке;
  • качественные стеллажи, короба и папки, которые обеспечивают максимально эффективное хранение бумаг;
  • система шифрования, которая применяется в современных хранилищах, защищает сведения содержащиеся в документах, от доступа посторонних, так как все данные зашифрованы, даже сотрудник архива не сможет отыскать нужную бумагу без специального шифра;
  • доступ к бумагах получают только те лица, которые внесены в список открытого доступа;
  • при необходимости любой документ может быть передан руководству или сотрудникам вашей компании по запросу лично, по факсу или курьером, кроме того, с бумагами можно работать прямо на месте.

НЕТ КОММЕНТАРИЕВ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ